Informations sur l’emploi

Titre du Poste : Chargé de contrats et d’achats USP Bénin-Togo (H/F)

Niveau Requis : BAC + 3

Année d’Expérience Requise : 6mois

Lieu du Travail : Lomé, TOGO

Date de Soumission : 05/12/2024

Description de l’emploi

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

gouvernance démocratique, économique et financière ;
stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de plus de 300 millions d’euros et plus de 500 projets en portefeuille dans 80 pays, Expertise France s’inscrit comme un acteur majeur de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Au sein d’Expertise France, la Direction des opérations (DO) assure le développement et le pilotage des projets de coopération internationale et des opérations qui sont confiés à l’agence. Elle est composée de 6 départements sectoriels, de 3 cellules chargée du pilotage de l’activité, du changement et de la coordination géographique des opérations.

Description de la mission

MISSIONS :

Traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

Réceptionner et traiter les demandes d’achat
Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratifs et technique en lien avec les demandeurs
Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chefs de projet, Coordinateur des fonctions transversales)
Préparer le dossier de consultation
Mettre en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats
Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds
Participer à la mise en place de marchés cadre pour les services et fournitures du bureau ainsi que des services pour les projets
Réaliser l’analyse des offres avec les prescripteurs
Négocier les offres dans le respect de la règlementation
Apporter sa contribution autant que possible dans l’élaboration des plans de passation de marchés des projets en lien avec les opérationnels
Élaborer des tableaux de bord de suivi et d’analyse des achats
Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …).

Suivi d’exécution des contrats

S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes
Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins
Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation
Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements
Établir le suivi des révisions de prix
Faire appliquer des pénalités si nécessaires
Rédiger des avenants en fonction des besoins
Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison
Assurer le suivi des contrats cadre et de prestation de service
Assurer le respect des règles de l’Agence.

Contribuer à l’approvisionnement du bureau

Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs
Réaliser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau
Initier la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison
Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

Activités transverses

Identifier des besoins d’achat transversaux et récurrents en relation avec le responsable achat-contrats
S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes
Contribuer en lien avec le Responsable achat-contrats au reporting mensuel du pôle
Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.

Expertise France au Bénin et au Togo

En tant qu’agence de coopération technique, Expertise France conseille, assiste, conçoit et met en œuvre des projets de renforcement des politiques publiques au Bénin et au Togo. Elle intervient dans des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD).

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Bénin est composé de quatre projets nationaux. Sur financements français (AFD – 5,9M€), Expertise France intervient auprès de l’ANPT (Agence nationale des patrimoines touristiques), de la DGI (direction générale des Impôts), de l’ADPME (agence de développement des PME) et de l’ASIN (Agence des systèmes d’information et du numérique) en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage, assistance technique et ensemblier d’expertise. Sur financements européens (10M€), Expertise France est mobilisée pour renforcer les capacités matérielles et techniques et la protection des Forces Armées Béninoises (FAB).

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Togo est composé de quatre projets nationaux financés par l’UE, l’AFD et les ministères français (MEAE et MSP) et représentant un volume d’affaires de 11,15M€. L’agence intervient à ce titre auprès des Forces Armées Togolaises, des ministères de la Santé et de l’Administration territoriale, du CHU Sylvanus Olympio de Lomé, ainsi que des communes principales des cinq régions du pays.

À partir de janvier 2025, Expertise France décentralise ses activités support pour son portefeuille d’activités au Bénin et au Togo et déploie à Cotonou et à Lomé une nouvelle Unité Support Projets qui regroupera l’ensemble des fonctions supports pour tous les projets (finance, logistique, achats, ressources humaines).

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) au Bénin et au Togo, sous la supervision du Responsable contrats et achats (RCA), et en lien de supervision et managérial fonctionnel du département des affaires juridiques (DAJ) du Siège, est responsable de :

Traiter les commandes et mettre en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France
Suivre l’exécution des contrats
Contribuer à l’approvisionnement du bureau
Réaliser certaines activités transversales.

Profil souhaité

Formation supérieure de niveau minimum BAC+3 en droit ou gestion administrative
Expérience avec bailleurs de fonds (Union européenne/AFD/Banque mondiale/autres banques de développement) ou tout autre opérateur de coopération technique
Expérience minimum de 06 mois à 2 ans en achat opérationnel, tout achat confondu : fournitures, services et travaux
Expérience avérée dans l’application des leviers achats (négociation des prix, analyse forces/faiblesses des familles…).

Aptitudes

Savoir :

Connaissance des règles de de passation des marchés publics notamment français et européen
Connaissance des règles bailleurs UE est un avantage
Parfaite maîtrise des outils bureautiques.

Savoir-faire :

Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles
Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus.
Excellentes capacités en négociation.

Savoir être :

Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel
Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité
Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation
Qualités relationnelles, de travail en équipe
Capacité à travailler de façon autonome
Capacité à travailler dans un contexte difficile
Capacité à communiquer clairement
Observateur ; Disponible.

Informations complémentaires

Lieu : Lieu d’affectation : Lomé avec des déplacements à prévoir dans le pays et au Bénin

Type de contrat : CDD de 12 mois via une société de portage

Date de prise de fonctions : 1^er janvier 2025

Rémunération : Selon profil.

POSTULER

source